Een kandidaat die op zoek is naar een nieuwe baan doorloopt hierbij verschillende fases, vanaf het eerste contact tot aan het wel of niet in dienst treden. De reis die een sollicitant maakt tijdens het sollicitatieproces wordt ook wel de candidate journey genoemd. Aan u als werkgever de taak om het sollicitatieproces zo soepel mogelijk te laten lopen. Maar hoe doet u dat precies? Dat leggen we u uit in dit blog. 

Candidate journey betekenis

De candidate journey omvat alle contactmomenten die kandidaten hebben bij een organisatie tijdens een sollicitatieproces. Dit begint bij het zoeken naar een baan (bewust en onbewust) tot aan de onboardingfase. Tijdens de candidate journey kunnen HR-managers, recruiters en u als werkgever het verschil maken. In elke fase kan u van een kandidaat een ambassadeur maken. 

Candidate journey mapping

Wilt u uw kandidaten de beste candidate experience bieden? Dan kan candidate journey mapping u helpen om de reis die kandidaten maken in kaart te brengen, om zo te zien waar er nog kansen liggen voor verbetering. Dit geeft een goed inzicht in de mogelijk barrières die kandidaten kunnen hebben tijdens het wervingsproces. Als u dit weet kunt u daar vroegtijdig op inspelen om te voorkomen dat de kandidaat voortijdig afhaakt.

Candidate journey: de vijf verschillende fasen

Tijdens de candidate journey doorlopen werkzoekende vijf verschillende fasen. Het is belangrijk dat u zich tijdens deze fasen te verplaatst in de doelgroep. Wat is de intrinsieke motivatie om voor jou als werkgever te kiezen? 

Fase 1: Kennismaken

Voor de eerste fase geldt: een goed begin is het halve werk. Tijdens deze eerste fase maakt de kandidaat vaak voor het eerst kennis met uw organisatie. Employer branding is in deze fase super belangrijk. Zorg ervoor dat u als werkgever het onderscheidende vermogen ten opzichte van andere organisaties zichtbaar maakt. Inspireer de doelgroep op verschillende kanalen: uw website, LinkedIn, Facebook, Instagram… Breng de boodschap die u wilt uitdragen als werkgever over. 

Fase 2: Overwegen

In de eerste fase heeft u de aandacht getrokken van de kandidaat. In de tweede fase zijn we aangekomen bij het wekken van interesse bij de kandidaat. Om dat te doen moet u inspelen op wat de doelgroep motiveert bij het maken van een keuze voor een (nieuwe) werkgever. Let op: dit is voor elke doelgroep anders. Zo hechten jongeren over het algemeen meer waarde aan een duurzame organisatie, doorgroeimogelijkheden en ontwikkeling. Een oudere doelgroep heeft juist behoefte aan pensioenopbouw en zekerheid. Kijk goed wat voor uw doelgroep relevant is. 

Fase 3: Solliciteren 

Het is zover: u heeft duidelijke interesse gewekt in de kandidaat en een voorkeurspositie bemachtigd. De kandidaat is in actie gekomen en heeft gesolliciteerd op uw vacature. Hoe u de sollicitatie behandelt vanaf dit punt is cruciaal. Hoe snel krijgt de kandidaat reactie? Ontvangt hij een mailtje? Of wordt hij gebeld? Zorg ervoor dat u al deze zaken helder maakt voor de sollicitant. Geef op de vacature of bedankpagina aan wat de kandidaat kan verwachten. Binnen hoeveel dagen krijgt hij reactie, wanneer kan hij op gesprek komen etc. Zo weet de kandidaat waar hij aan toe is en hoe lang hij moet wachten. Dit geeft vertrouwen in de rest van het traject. 

Fase 4: Selecteren

Deze fase start direct na het sollicitatiegesprek. Heeft u meerdere sollicitanten gesproken? Dan is het nu tijd om de kandidaten te evalueren. Voor de kandidaat betekent dit wachten. Veel organisaties houden in deze fase geen contact met de kandidaten. Om de kandidaat ervaring te verbeteren kunt u toch contactmomenten generen door in deze fase wél in contact te blijven met de kandidaat. 

Dit kunt u bijvoorbeeld doen door een e-mail te sturen om de kandidaat te bedanken voor zijn/haar tijd en de kandidaat te laten weten hoe lang het duurt voordat u uw beslissing neemt. 

Fase 5: Accepteren

Na een fase van één of meer sollicitatiegesprekken is het zover: u heeft één of meerdere kandidaten gekozen voor de vervulling van uw openstaande functie. Vaak wordt deze stap als laatste stap van de candidate journey beschouwt. Niets is minder waar voor diegenen die een geweldige candidate experience willen creëren. Zorg ervoor dat u in deze fase de kandidaat op de hoogte brengt van uw beslissing. Als u een kandidaat afwijst, zorg er dan voor dat u hem/haar laat weten waarom hij het niet heeft gehaald. 

De laatste fasen van de candidate journey: preboarding & onboarding 

De candidate journey stopt niet zodra de kandidaat is aangenomen in tegenstelling tot wat veel HR-managers en recruiters denken. Er zijn nog twee fasen van cruciaal belang om de uiteindelijke candidate experience te bepalen. Namelijk: de preboarding- en onboardingfase. 

Fase 7: Preboarding

Tijdens de preboarding fase is het contract getekend en komt de eerste werkdag in zicht. Vaak laat dit nog even op zich wachten omdat de kandidaat een opzegtermijn heeft bij de huidige werkgever. Houd hier als werkgever rekening mee en onderhoud het contact. Wat u bijvoorbeeld kunt doen is het opsturen van een presentje. Sommige bedrijven sturen bijvoorbeeld een bioscoopbon op. Zo kan de kandidaat nog een beetje ontspannen voordat de eerste werkdag begint. Zorg er ook voor dat u in deze fase altijd bereikbaar bent voor eventuele vragen. Zorg er ook voor dat het voor de kandidaat duidelijk is wat hij/zij op de eerste werkdag kan verwachten: hoe laat moet hij/zij zich melden, hoe ziet het inwerktraject eruit en hoe is de lunch geregeld. 

Fase 8: Onboarding

De onboardingfase is essentieel in de candidate journey. Het bepaalt uiteindelijk of de kandidaat na de proeftijd bij uw bedrijf blijft. Zorg voor een goed inwerkprogramma en zorg ervoor dat de werkplek op de eerste dag gereed is. Heeft u meerdere afdelingen? Laat uw nieuwe medewerker dan meekijken op verschillende afdelingen. Het belangrijkste: blijf in contact! Plan evaluatiemomenten in en vraag regelmatig hoe het met uw nieuwe medewerker gaat. 

Er bestaat geen candidate journey zonder candidate experience. De kandidaat ervaart altijd wel iets: positief óf negatief. Aan u de taak om ervoor te zorgen dat dit een positieve ervaring wordt. Of de kandidaat nu aangenomen wordt of niet. Hulp nodig bij het verbeteren van uw candidate journey? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, laat u terugbellen of vul de gratis recruitment scan in!